Mióta a jogszabályi környezet 2020 januárjában megteremtette az elektronikusan vezetett tűzvédelmi napló (EÜN) fogalmát, folyamatosan fejlődik ez a terület. Az nem kérdés ma már, hogy amennyiben valaki célszoftvert használ, eszköze mindig naprakész, a jogszabályi változásoknak hatálybalépése napjától megfelel. Ilyen esetben a felhasználónak vagy egyáltalán nincs teendője, vagy jelzést kap arra vonatkozóan, hogy mit kell tennie azért, hogy rendben legyen a nyilvántartása. A fiREG tűzvédelmi platform alapítói szerint ennek a fejlődésnek csak előnyei vannak, lássuk, kik az érintettek, és milyen előnyt kínál számukra a megoldás!

Az üzemeltetők a nyilvántartásaik digitalizációját minimális idő- és energiaráfordítással, Excel-táblákból indíthatják meg. Ez néhány perces, néhány tízperces folyamat, illetve természetesen manuálisan, egyesével is rögzíthetők be eszközök a rendszerbe. Az eszközök adataihoz való hozzáférés telephelyekre, eszköztípusokra, jogosultsági szintekre (karbantartói, üzemeltetői) bontva oszthatók ki kollégák részére.

Átlátható jogosultságok

Azaz meghatározható, hogy pl. az 1. számú telephely tűzoltó készülékeit X Kft. tartja karban, míg az üzemeltetői ellenőrzéseket akár másik megbízott vállalat, akár belsős kolléga látja el. Mindeközben a tűzgátló ajtókat akár Y Kft. ellenőrzi, és szintén lehet másik szolgáltató vagy belső munkatárs is, aki az üzemeltetői ellenőrzéseket végzi. Amennyiben a 2. számú telephely az ország másik végében van, úgy előfordulhat, hogy oda nem éri meg X Kft.-nek szolgáltatnia, így oda másik cég jelölhető ki a tűzoltó készülékek karbantartására, ellenőrzésére.

A jogosultságok tehát átláthatók, könnyen kioszthatók, újraoszthatók, miközben a rendszer folyamatosan, automatikusan, a jogszabályok szerint jelzi az elvégzendő feladatokat minden szereplő számára. A felelős, pl. EHS vezető pedig egy összegző felületen láthatja, hogy melyik telephelyen, kinek, milyen munkája közeledik, anélkül, hogy ezeket a munkákat ő vagy bárki más figyelné, gyűjtené és osztaná ki a beszállítóknak, munkatársaknak. Az ellenőrzések, karbantartások során készülő dokumentációk pedig úgy kerülnek be az üzemeltető, az EHS vezető dokumentumtárába, hogy ezzel külön senkink nem kell foglalkoznia.

Egy audit, biztosítói felülvizsgálat, esetleg hatósági ellenőrzés során ezek a dokumentumok, mappák néhány kattintással megoszthatók olvasási jogosultsággal. Eredményeképpen a jogosult azonnal naprakész, jogszabályoknak teljes mértékben megfelelő formátumú dokumentumokat tanulmányozhat, akár a saját számítógépén és akár a távolból is. Hangsúlyozzuk, ehhez a jogosultságot az üzemeltető adja, időkorláttal együtt, ugyanakkor természetesen egy-egy dokumentum külön is bemutatható. Ha pl. egy auditor csak az 1. számú telephely tűzoltó készülékeinek naplózására kíváncsi, ezt is egyszerűen bemutathatjuk.

A kiemelt előnyök

Üzemeltető részére:

• Papírmentes, jogosultsági szinteket kezelő, folyamatvezérelt eszköz
• Automatikus értesítések jogszabályok szerinti időszakokról, elvégzendő munkákról
• Teljes átláthatóság (különösen hasznos sok telephely, sok eszköz, több tűzvédelembe bevont személy, vállalkozás esetén)
• Folyamatos jogszabályi megfelelőség
• Alacsony havidíj, beruházási költségek nélkül
• Minden eszközinformáció, dokumentum egy helyen, több figyelmeztetés még lejárati idő előtt, így ezek nem maradnak el
• Végtelenül egyszerűen használható, akár bármelyik kijelölt kolléga alkalmas okostelefonnal üzemeltetői ellenőrzéseket bejegyezni
• Jól követhető, automatikus statisztikák az elvégzett munkákról

Karbantartó részére:

• A megbízó által biztosított licenc tartalmazza a fiREG használati díját az üzemeltető eszközeire vonatkozóan a karbantartó nem kell fizessen érte
• Szoftver készíti elő a soron következő munkák listáját, jogszabályok szerint, manuális munkavégzés nélkül
• Magyarázatot nem igénylő, speciálisan karbantartóknak kidolgozott felület a napi munkaeszköz toll és papír helyett
• Gombnyomásra készül az üzemeltetési napló, akár a helyszínen, azonnal a fárasztó irodai feldolgozás helyett
• Akár munkalap, számla is készülhet a helyszínen, szintén néhány gombnyomásra
• Jól követhető, automatikus statisztikák az elvégzett munkákról

Ellenőrző személyek, pl. hatóság, auditor, biztosító stb. részére:

• Minden egy helyen, villámgyorsan hozzáférhető
• Mindig jogszabályoknak megfelelő, egységes formátumú dokumentum fogadja
• A manuális beavatkozásokat csökkentő eljárásoknak köszönhetően pontosabb dokumentációkkal dolgozhat (pl. nincsenek többé papírra firkált adatok, melyeket később nem biztos, hogy átvezetnek a valódi nyilvántartásba)

További információk az elektronikusan vezetett üzemeltetési naplóról: www.fireg.hu