Bár az újfajta munkamodell gazdasági és szociális hatásairól még jócskán megoszlanak a vélemények, nem kizárt, hogy a jövőbeni gazdasági változások hamarosan egyre több vállalattól kényszeríthetik ki a négynapos munkahét bevezetését. Juhász Viktor a felhőmegoldásokkal foglalkozó iSolutions Kft. ügyvezetője szerint, ebben a törekvésben elsősorban azok az informatikai megoldások támogathatják a hazai vállalatokat, amik az elmúlt években a home office és hibrid munkarend megteremtésében is segítették a cégeket.

“Magyarországon a kkv szektorból két-három százalék az, aki aktívan, valóban a működésén dolgozva hatékony folyamatok mentén él. Ez a nagyon-nagy kisebbség. A négynapos munkahéthez szükséges digitális felzárkózás a hazai vállalatok többségénél elképzelhetetlen külső támogatás nélkül, erre pedig egy jó IT szolgáltató jelenti a legjobb megoldást.” – fejtette ki Juhász Viktor az iSolutions Kft. ügyvezetője.

A dolgozók örülnének, de mit profitálnak belőle a vállalatok?

A négynapos munkahétre sokan marketing vagy PR szemfényvesztésként tekintenek, ami leginkább a vállalatok munkáltatói márkaépítésében játszik fontos szerepet. Pedig az informatikai szakértő szerint a vállalatok is komoly előnyökhöz juthatnak a munkaidő lerövidítésével. Az egyik és talán a legfontosabb előny, hogy a vállalatok a legjobb munkatársakat vonhatják be és tarthatják meg anélkül, hogy magasabb fizetést, vagy több juttatást adnának nekik, mint a konkurencia. A minőségi munkaerő megtartása főként azokon a területeken jelenthet majd gazdasági versenyelőnyt, ahol kevés a hozzáértő és megfizethető szakember, mint amilyen hazánkban például a programozó vagy IT fejlesztő terület.

A négynapos munkahét egy másik fontos munkáltatói előnye lehet a fókuszált és hatékony feladatvégzés, hiszen így a munkavállaló motiválttá válik, hogy gyorsabban és rövidebb úton oldja meg a problémákat. Ezáltal érdekelt lesz abban, hogy fejlessze képességeit, új munkamódszereket sajátítson el és megtanulja rendeltetésszerűen kezelni a vállalat informatikai rendszereit. Ez egy olyan törekvés, ami felülről érkező nyomásra nagyon nehezen érhető el a munkatársaknál, így viszont egy win-win szituáció alakulhat ki, amiből a munkavállaló és a cég is profitál.

“Egy cégben mindig a munkavállalókat a legnehezebb megváltoztatni és ez már egy húsz vagy ötven fős szervezetben is komoly gondot okozhat. A vállalatoknak általában különböző tanácsadókra és rengeteg időre van szükségük ahhoz, hogy bármiféle változást érjenek el a működésükben. Azzal, hogy a munkáltató visszaadja azt az időt, amit a hatékonyságon nyer, a munkavállalókat is motiválttá teszi, hogy fejlődjenek a feladatvégzésben.” – fogalmazott Juhász Viktor.

IT menedzsment nélkül szinte lehetetlen kézben tartani a vállalati folyamatokat

Ahhoz, hogy egy napot visszakapjanak a dolgozók, nemcsak egyéni, de szervezeti szinten is növelni kell a hatékonyságot, ami azért is nehéz feladat, mert a vállalatvezetésnek itt három tényezőt kell egyszerre irányítania. Az egyik ilyen tényező a szabályozási tevékenység, tehát az, hogy a vállalat felméri, mit hogyan csinál és meghatározza, mely munkafolyamatokat szeretné másként végezni. A másik alappillér az informatikai támogató rendszer, amit a vállalat a megváltoztatott munkafolyamataihoz integrál, ezek ma már jellemzően a felhőben lévő szolgáltatások.

A hatékonyságnövelés harmadik lába pedig a folyamatos támogatás, ami segíti a vezetést és a munkatársakat az új szoftverekben történő munkavégzésben. A szakértő szerint egy jó informatikai szolgáltató és a hatékony IT menedzsment jelentős támogatást nyújthat a vállalatvezetésnek abban, hogy kézben tartsa ezt a három fontos tényezőt.

“A négynapos munkahét informatikai megközelítése nagyon hasonlít a home office-éhoz. Az a cég, aki képes arra, hogy távmunkában is megtartsa a cégvezetői kontrollt és hatékonyan tud dolgozni, annak nagyon hasonló képességei vannak, mint ami ahhoz kell, hogy a négynapos munkahét felé terelje a szervezetet. Ennek pedig a digitalizáció egy nagyon fontos lába. Úgy is fogalmazhatunk, hogy a home office után ez a következő IT kihívás a hazai vállalatok előtt.” – fejtette ki Juhász Viktor informatikai szakértő.

Íme 6 informatikai eszköz, ami jelentősen csökkentheti az irodai dolgozók munkaidejét

1. Közös dokumentumkezelés – Az, hogy egy dokumentumot email-en küldenek körbe, amit mindenki lement a saját gépére, majd beleír, majd visszaküldi, nemcsak egy rendkívül hatékonytalan folyamat, de komoly zavart is okozhat a szervezetben. Hiszen ilyenkor egy dokumentumnak ahány munkatárs, annyiféle változata születik, amin nagyon nehéz kiigazodni. Az olyan közösen használt dokumentumokkal, mint a Google Docs, vagy Sheets jelentős időt spórolhatnak meg maguknak a munkavállalók, hiszen a kollégák akár egyszerre is dolgozhatnak egy táblázatban vagy dokumentumban. A korrekciók ráadásul visszakövethetők és a jogosultsági beállításokkal megadható az, hogy ki milyen szintű változtatásokat hajthat végre.

2. Felhőalapú fájlszervezés, vagy fájlszerver – Az, hogy a dokumentumok a munkatársak saját gépei helyett a felhőben vannak, jelentős időt takarít meg a szervezetnek. A felhőből egy közös mappastruktúrában helytől és időtől függetlenül mindenki pár kattintással elérheti a szükséges dokumentumokat. Ezzel ráadásul egy jelentős stresszfaktort is kiiktathatnak a cégek, hiszen nem kell többé a munkatársak után futniuk, ha be szeretnének kérni egy táblázatot vagy dokumentumot.

3. Naptár – A közös időgazdálkodás a mai világban elengedhetetlen a vállalatok hatékony működéséhez. Ha a vezetés rálát a munkatársak naptárára, lehetősége van arra, hogy jobban ossza be a kollégák idejét. A közös Google Naptár tehát lehetővé teszi a hatékony időmenedzsmentet, aminek kulcsfontosságú szerepe lehet a munkaidő lefaragásában.

4. Chat alapú kommunikáció – Azzal is jelentős időt spórolhat meg a szervezet, ha a belső kommunikációra emailezés helyett chat alapú rendszereket használ. Egy csapatépítő időpontjának megszavazása, vagy egy villámmegbeszélés beütemezése sokkal egyszerűbb és gyorsabb egy közös chat felületen. A Gmailből elérhető Chat modulban ráadásul védetten és visszakereshetően kommunikálhatnak egymással a munkatársak, sőt a különböző divíziók saját chat szobákat is kialakíthatnak maguknak.

5. Tudásbázis – A tudásbázis kialakítása arról szól, hogy a vállalat a fontos anyagait nem a különböző dokumentumokban vagy emailezésekben tárolja, hanem egy linkről elérhető webhelyen vagy Google site-on tartja, ami jelentősen megkönnyíti a keresést. Ez abban az esetben jelent óriási segítséget, amikor új munkatárs csatlakozik a vállalathoz. Azzal, hogy mindent megtalál egy helyen, rengeteg időt spórol a kollégáknak, akik napokat vagy heteket töltöttek volna a betanításával. 

6. Projektmenedzsment program – Mivel a legtöbb szolgáltató cég projekt alapú, így egy támogató rendszer nélkül képtelenség, hogy hatékonyan működjön. Egy projektmenedzsment rendszerben a feladatok, határidők és felelősök egyszerűen nyomon követhetők és a státuszok is valós időben látszanak. Így nem kell felesleges köröket futniuk a kollégáknak, ha tudni szeretnék, mely feladatok hogyan állnak és a vezetők is figyelemmel követhetik a projektek menetét.

“A hatékonyságot a legtöbb esetben nagyon nehéz mérni, de igazából nem is szükséges, ha ki van tűzve a cél. Mi a célom? A négynapos munkahét. Akkor nézzük meg, hogy a folyamataim hogyan tudom úgy alakítani, hogy négy napba beleférjek. Tudom egyszerűbben, automatizálva, szoftvereken keresztül elvégezni a feladataim? Van ehhez támogató informatikai eszközöm? Ha a válasz minden kérdésre igen, akkor minden adott ahhoz, hogy hatékonyabban éljek és idővel eljussak arra a szintre, hogy mondjuk pénteken már ne kelljen dolgoznom. És ez ennyire egyszerű!” – zárta Juhász Viktor a felhőmegoldásokkal foglalkozó iSolutions Kft. ügyvezetője.

| Forrás: iSolutions

| Képek: Adobe Stock